Généralités

Lexique

Quelques termes que vous retrouverez ou utiliserez souvent avec EChrono :

 

  • Les STARTER sont des appareils utilisés pour donner les départs sur les tronçons chronométrés un par un ou par groupe max. de 6 participants.
    Vous accédez à la page STARTER à partir d'un lien PRIVE (confidentiel) que vous recevez une fois votre événement paramétré dans le système

 

  • Les MASS STARTER sont des appareils utilisés pour donner les départs sur les tronçons chronométrés par vagues de catégories et/ou par vagues de numéros de plaques/dossards.
    Vous accédez à la page MASS STARTER à partir d'un lien PRIVE (confidentiel) que vous recevez une fois votre événement paramétré dans le système.

 

  • Les FINISHER sont des appareils utilisés pour marquer les arrivées sur les tronçons chronométrés.
    Vous accédez à la page FINISHER à partir d'un lien PRIVE (confidentiel) que vous recevez une fois votre événement paramétré dans le système.

 

  • Les RESULTS sont des appareils utilisés pour afficher les résultats pour tous les tronçons chronométrés de l'événement et avoir les classements associés.
    Vous accédez à la page RESULTS à partir de deux liens que vous recevez une fois votre événement paramétré dans le système.
     
    • Un lien PUBLIC que vous pouvez diffuser pour la consultation des résultats
    • Un lien PRIVE (confidentiel) qui permet, en plus de consulter les résultats, de gérer les participants sur votre événement (Import, export, ajout, suppression, modification)

 

  • Les liens PRIVES, sont des liens qui ne doivent être diffusés qu'aux personnes en charge du chronométrage.
    Ils permettent un accès en modification aux données de chronométrage ainsi qu'à la liste des participants.

Quels types d'événements peut-on chronométrer avec EChrono ?

Tous les événements comportant une ou plusieurs courses et dont les tronçons (ou spéciales) à chronométrer ont des départs communs ou différents et des arrivées communes ou différentes.

Il n'y a pas de limite dans le nombre de tronçons.

Vous pouvez chronométrer plusieurs tronçons différents en même temps, à condition d'avoir des arrivées différentes.

Les départs par petits groupes jusqu'à 6 sont possibles, qu'il s'agisse d'une équipe ou de participants "solo".

Les départ type Mass Start sont aussi possibles, par vagues de catégories et/ou par vagues de numéros de plaques/dossards

 

Au niveau des résultats EChrono permet d'obtenir :

 

Les classements sur l'événement à partir de plusieurs critères disponibles depuis la page de résultats

 

  • Par jour ou sur la durée totale de l'événement
  • Par course
  • Par catégorie
  • Individuel
  • Equipe, sur le temps total des équipiers
  • Equipe, sur le temps maximum d'un des équipiers
  • Equipe, sur la moyenne des temps des équipiers

 

Le classement général sur une épreuve est calculé à partir de plusieurs options disponibles depuis la page de résultats (somme des chronos, le meilleur chrono, la moyenne des chronos)

 

Des classements sur un challenge/un trophée à partir des résultats de plusieurs épreuves chronométrées avec le système et compilés sur une page de résultats spécifique au challenge/au trophée.

De quoi ai je besoin ?

Au niveau matériel, un smartphone, une tablette ou un ordinateur, disposant d'un accès internet via un forfait GSM (2G/3G/4G data) ou un hotpost WIFI.
 

  • Pour les postes de départ (appelés STARTER, MASS STARTER) nous conseillons d'utiliser plutôt un smartphone qui sera plus adapté à être transporté sur les lieux des départs.
    Eventuellement, un lecteur de codes barres si vous prévoyez d'identifier les participants au départ en utilisant des codes barres plutôt que manuellement.

 

  • Pour les postes d'arrivées (appelés FINISHER) nous conseillons d'utiliser plutôt une tablette ou un ordinateur qui eux permettent d'avoir une surface d'affichage plus confortable pour réaliser la détection et l'identification des participants sur la ligne d'arrivée.
    Eventuellement, un lecteur de codes barres si vous prévoyez d'identifier les participants à l'arrivée en utilisant des codes barres plutôt que manuellement.

 

  • Pour la gestion de l'épreuve et les points d'affichage des résultats en LIVE (appelés RESULTS) l'ordinateur est le plus adapté avec une surface d'affichage encore plus confortable pour voir l'ensemble des résultats et des classements.

 

Au niveau logiciel, un navigateur WEB récent (Chrome, Opéra, Firefox, Safari), en conseillant toutefois l'utilisation de Chrome de Google.
Si vous utilisez des smartphones ou des tablettes nous vous conseillons de télécharger et d'utiliser l'application spécifique que nous avons développé.

 

Au niveau des participants, un moyen d'identification (plaque de guidon ...) sur lequel figurera le numéro du participant et éventuellement le code barre correspondant au numéro, imprimé sur des étiquettes générées par le système ou imprimé directement sur le support.

 

IMPORTANT, afin de garantir la pertinence des résultats, il faudra veiller à désactiver la fonction de mise à l'heure automatique sur les smartphones, tablettes ou PC que vous utilisez pour donner les départs et enregistrer les arrivées.

Comment ça marche ?

En temps normal l'heure des appareils (smartphones, tablettes, ordinateurs) qui sont utilisés pour réaliser les départs et les arrivées est normalement réglée sur l'heure de l'opérateur téléphonique ou du réseau via la fonction de mise à l'heure automatique du système d'exploitation (window, android ...).
Après chargement des pages l'heure des appareils utilisés pour donner les départs et les arrivées est synchronisée avec celle du serveur EChrono.
L'important n'est pas que les heures affichées sur les pages STARTER, MASS STARTER et FINISHER d'un même tronçon soient identiques, mais plutôt qu'il n'y ait pas de variations significative dans l'écart entre ces heures au cours de la durée de chronométrage d'un tronçon, car ce qui compte avant tout c'est de pouvoir comparer des différences de temps (arrivée - départ) 

 

Durant le chronométrage d'un tronçon le STARTER, MASS STARTER et le FINISHER enregistrent au fil de l'eau les horodatages correspondants aux départs et aux arrivées.
Si la couverture réseau permet d'accéder à internet ceux-ci sont transmis automatiquement au serveur EChrono pour traitement, sinon ils le sont dès que le réseau permet le transfert.

Que se passe t-il si la couverture réseau est de mauvaise qualité ou inéxistante ?

Que ce soit soit avec un accès GSM (2G/3G/4G data) ou un hotspot WIFI, le réseau permet aux éléments du système de se connecter au serveur EChrono via internet pour charger les pages, envoyer/recevoir les départs/les arrivées et récupérer les résultats.


Pour les appareils STARTER,MASS STARTER et FINISHER l'accès internet est nécessaire au moins au moment ou vous chargez les pages (ou lorsque vous changez le tronçon que vous voulez chronométrer).

 

Une fois les pages chargées vous pouvez très bien chronométrer tout un tronçon sans avoir de réseau, le principal étant à un moment donné de revenir dans une zone de couverture pour que les départs et/ou les arrivées soient transmis au serveur EChrono.

 

Pour les appareils RESULTS, si vous voulez avoir accès aux résultats et aux classements de l'événement en LIVE,  l'accès à internet doit être permanent.
Dans tous les cas ne seront visibles que les résultats des participants dont les départs et les arrivées auront été reçus par le serveur EChrono.

Est ce que des données sont perdues si je quitte les pages que j'utilise pour les départs et les arrivées ?

Non, les données d'horodatages sont enregistrées sur les appareils que vous utilisez et restent stockées tant qu'elles n'ont pas été transférées vers le serveur EChrono.
En temps normal, lorsque la couverture réseau est suffisante, les horodatages sont transférés les uns à la suite des autres, sinon ils le sont dès que la couverture réseau le permet.
A tout moment vous pouvez contrôler le nombre d'horodatages en attente de transfert, dans le bandeau "Horodatages en attente" présent en bas des pages STARTER et FINISHER.
Donc une fois le chronométrage terminé sur un tronçon/une spéciale vous pouvez très bien éteindre les appareils ou quitter les pages utilisées , mais si des horodatages étaient en attente il faudra recharger les pages STARTER et/ou FINISHER pour permettre d'achever les transferts vers le serveur EChrono.
Dans tous les cas une fois transférés, les horodatages sont supprimés sur les appareils.

 

Remarque :
Attention cependant à ne pas quitter les pages STARTER ou FINISHER lorsque vous êtes en cours de chronométrage d'un tronçon/d'une spéciale car si la couverture réseau est insuffisante vous risquez de ne plus pouvoir les recharger.

Peut-on tester le système, faire un essai  ?

Oui, c'est très simple, il suffit de créer un événement de test ICI
C'est gratuit et sans aucun engagement.

 

Le test est limité à une période de deux jours et peut être réalisé sans lecteur de codes barres, l'identification des participants se faisant alors manuellement. 
Vous ne pourrez enregistrer des départs et des arrivées que sur la plage de deux jours que vous définirez, la consultation des résultats et des classements, elle, n'est pas limitée dans le temps.
Une population échantillon de vingt participants que vous pouvez modifier est créée sur l'événement et vous avez accès à toutes les fonctionnalités.

 

Une fois votre événement de test créé vous recevez un mail récapitulatif qui contient les liens à utiliser pour les postes STARTER, MASS STARTER, FINISHER et RESULTS.

Réalisez vous des prestations de chronométrage avec votre système ?

Oui, si vous souhaitez déléguer cette partie ou que vous ne vous sentez pas l'âme d'un chronométreur nous pouvons vous proposer une prestation pour le chronométrage de votre événement.

 

Il suffit d'utiliser le formulaire disponible ICI ou depuis la page d'accueil (qui vous donnera une estimation du coût) ou de nous contacter à l'adresse info@echrono.fr.
Nous vous répondrons rapidement sur la faisabilité (disponibilités, lieu de votre événement) avant de prendre contact avec vous pour examiner les choses plus en détail.

Fonctionnel

Comment publier/partager les résultats de mon événement ?

Plusieurs possibilités s'offrent à vous depuis la page RESULTS ouverte avec le lien privé (d'où l'importance de ne pas diffuser ce lien privé à n'importe qui).
La première chose à faire est de filtrer (ou pas) les données affichées à l'aide du bandeau de filtres pour avoir les résultats que vous souhaitez partager.

 

Ci-dessous, exemple de filtre pour afficher uniquement les résultats de la catégorie Séniors sur les tronçons/les spéciales 1 à 2

 

 

Ensuite,

 

  • 1ère possibilité, en imprimant directement la page de résultats au format PDF depuis les options d'impression de votre navigateur (l'option Paysage ainsi qu'un ajutement de la taille peut être nécessaire pour que tout le contenu tienne en largeur sur la page imprimée)

 

  • 2ème possibilité, en utilisant la fonctionnalité de publication des résultats
    Dans la partie supérieur de l'écran se trouve un bandeau qui contient le bouton de publication  qui permet d'accéder à l'écran de gestion des publications et aussi d'enregistrer la publication correspondant aux données filtrées et affichées sur la page de résultats.

     

(Retrouvez plus d'infos dans la rubrique TUTOS)

Comment importer des participants sur mon événement ?

Toutes les fonctionnalités de gestion des participants sont disponibles depuis la page RESULTS ouverte avec le lien privé (d'où l'importance de ne pas diffuser ce lien privé à n'importe qui)

Dans la partie supérieur de l'écran se trouve un bandeau qui contient le bouton d'import  qui permet d'accéder à la fenêtre d'import.
Vous sélectionnez votre fichier de chargement et vous cliquez sur Continuer.
L'import ne rajoute pas de participants mais remplace les participants actuels par ceux que vous importez.

 

Le fichier de chargement doit être un fichier CSV Window avec séparateur ;  (point virgule)
La première ligne du fichier doit contenir les entêtes de colonnes suivants :

 

  • ID
  • COURSE
  • EQUIPE
  • NOM
  • PRENOM
  • CATEGORIE
  • CLUB
  • EMAIL

 

Attention, une fois que des temps auront été enregistrés sur l'événement vous ne pourrez plus utiliser la fonction d'import.
(Retrouvez plus d'infos dans la rubrique TUTOS)

 

Comment ajouter, modifier ou supprimer des participants sur mon événement ?

Toutes les fonctionnalités de gestion des participants sont disponibles depuis la page RESULTS ouverte avec le lien privé (d'où l'importance de ne pas diffuser ce lien privé à n'importe qui).

 

Dans la partie supérieur de l'écran se trouve un bandeau qui contient les champs et les boutons utilisés pour l'ajout, la modification ou la suppression d'un participant.

 

Pour ajouter un participant :

 

  • Renseignez les informations dans les champs et cliquez sur le bouton

    Pour le champ Catégorie vous pouvez sélectionner une catégorie à partir des categories déja éxistantes en cliquant sur la loupe 
    Vous devez renseigner à minima l'ID, le NOM et la CATEGORIE

 

Pour modifier ou supprimer un participant  :

 

  • Cliquez sur la ligne du participant dans la liste
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les informations du participant que vous aurez modifiées.
  • Cliquez sur le bouton Supprimerpour supprimer le participant sur l'épreuve.
    (Attention, les temps enregistrés pour ce participant seront perdus)

 

Au final les pages sur les postes STARTER, MASS STARTER et FINISHER devront être actualisées pour prendre en compte les changements qui auront été effectués.

Est-il possible de faire reprendre le départ à des participants ?

Oui, depuis la page STARTER.
A chaque fois que le GO pour le départ est donné les participants qui sont dans la grille de départ sont déplacés vers la liste des "Partis".
Vous pouvez à tout moment les "remonter" dans la liste des "Partants" en utilisant le bouton

Est-il possible d'ajuster le temps d'un participant ?

Oui, depuis la page RESULTS ouverte avec le lien privé.

Pour chaque participant vous pouvez accédez aux données de chronométrage en cliquant sur l'icone  

 

 

Il suffit de saisir une valeur d'ajustement en secondes positive ou négative sur les tronçons concernés et de cliquer sur Enregistrer 
Le participant est "tagué" comme ayant eu ses chronos ajustés (ligne avec fond jaune) et les nouveaux temps sont réactualisés au bout de quelques secondes.
Cet ajustement ne modifie pas l'heure d'arrivée initiale mais est ajouté/soustrait à celle-ci au moment d'afficher et de calculer les classements.

Est il possible de signaler l'abandon d'un participant ?

Oui, depuis la page RESULTS ouverte avec le lien privé.

L'abandon d'un participant est signalé au nveau de la fenêtre d'édition des chronos en cliquant sur l'icone  

 

 

Il suffit de cocher la case Abandon et de cliquer sur Enregistrer 
Le participant est "tagué" comme ayant abandonné l'épreuve (ligne avec fond gris), ces temps ne sont plus calculés et sont réactualisés au bout de quelques secondes.

Est-il possible d'indiquer qu'un tronçon/une spéciale a été annulée ou ne doit pas être prise en compte ?

Oui, depuis la page RESULTS ouverte avec le lien privé.
Les entêtes de colonnes qui correspondent aux tronçons/spéciales disposent d'un indicateur de couleur dans le coin supérieur gauche pour signaler et modifier l'état du tronçon/de la spéciale concernée :

 
 

 

 

Il suffit de cliquer sur cet indicateur pour changer l'état :

  • Vert, le tronçon/la spéciale est prise en compte dans le calcul du classement pour la course sélectionnée
  • Rouge, le tronçon/la spéciale n'est pas prise en compte dans le calcul du classement (tous les temps seront passés à 0) pour la course sélectionnée

 

Le changement est effectif au bout de quelques secondes, le temps que les données de classement soient rafraichies à partir du serveur, et ne concerne que la course sélectionnée dans le bandeau de filtre, ou toutes les courses si Toutes est sélectionné.
Autrement dit, pour chaque course que comporte votre événement vous pouvez avoir des configurations de tronçons/de spéciales prises en compte diffrentes.

J'ai utilisé la plateforme PayForms pour gérer mes inscriptions, comment les transférer vers EChrono ?

Première chose, vous devez exporter les inscriptions via l'export "standard CSV" de la plateforme afin de réaliser votre numérotation de plaques/de dossards sous Excel ou autres.

Ensuite il y a deux cas de figure :

 

  • Vous bénificiez d'une offre groupée "Inscriptions + Chronométrage"
    Il faudra réimporter dans PayForms vos inscriptions pour que les numéros de plaques/de dossards soient mis à jour sur la plateforme, et ensuite faire l'export "EChrono" (un paramétrage spécifique a été mis en place pour pouvoir réaliser cet export).
    Seuls les participants à qui vous avez attribué un numéro de plaque/dossard seront transférés dans EChrono et une configuration de chronométrage sera créée pour vous permettre d'utiliser le système juqu'à la date (incluse) de votre événement (les résultats sont consultables sans limite dans le temps)..
    Une fois l'export réalisé vous recevez les informations utiles et les liens de chonométrage sur l'adresse mail que vous avez indiquée au moment de l'export.

 

  • Vous ne bénificiez pas d'une offre groupée "Inscriptions + chronométrage"
    Il faudra créer une configuration de chronométrage ICI et ensuite faire un import de vos participants comme indiqué ci-dessus dans "Comment importer des participants dans mon événement de test ou réel ?".

Est-il possible d'obtenir un classement partiel sur quelques tronçons/spéciales parcourus ?

Oui, depuis la page RESULTS.
Le bandeau de filtre de la page résultats contient deux listes qui indiquent les tronçons/spéciales de début et de fin pris en compte pour calculer les classements.
Par défaut ils sont tous pris en compte, par ex:     
Il suffit de modifier les choix dans ces listes pour obtenir les résultats sur un tronçon/une spéciale ou un groupe de tronçons/de spéciales.

Peut-on modifier ou personnaliser l'ordre des départs sur les postes de départs ?

Oui, à partir de la liste des 'Partants' en utilisant la fonction de tri des listes.

 

Toutes les listes utilisées dans EChrono possèdent une fonction de tri multi-colonnes (jusqu'à 3) à partir des entêtes de colonnes.
A chaque fois que vous cliquez sur un entête d'une colonne celle-ci est prise en compte pour trier les lignes de la liste, en fonction de l'odre dans lequel les colonnes ont été successivement sélectionnées.


Dans l'exemple qui suit, le tri qui est effectué tient compte :

  1. De la catégorie, dans l'odre alphabétique croissant
  2. Du numéro de plaque/dossard dans l'odre numérique décroissant

 

 

 

Les informations qui concernent l'ordre et le type du tri sont indiquées dans l'entête des colonnes utilisées pour le tri (numéro et flèche de direction).

Comment enregistrer les résultats d'une épreuve sur un trophée/un challenge ?

Pour pouvoir enregistrer les résultats de votre épreuve sur un trophée/un challenge une fois que celle-ci est terminée il faut avoir indiqué le nom du trophée/du challenge au moment ou vous avez créé votre configuration de chronométrage.
Tous les événements qui composent un trophée/un challenge doivent être configurés avec le même nom de trophée/de challenge.

 

Vous accédez à la gestion des résultats du trophéé/du challenge depuis la page RESULTS ouverte avec le lien privé.
Le bouton qui se trouve dans le bandeau de menu permet d'afficher l'écran de gestion des paramètres d'importation du trophée/du challenge.

 

 

 

Depuis cet écran vous pouvez configurer la grille d'attribution des points pour le classement général et le classement par catégorie du trophéee/du challenge et choisir les résultats de votre épreuve qui seront importés.
Une fois saisie, cette grille est rattachée au trophée/au challenge et peut être utilisée sur tous les événements sans avoir besoin d'être saisie à nouveau.
(Retrouvez plus d'infos dans la rubrique TUTOS)

Organisation

Quelle organisation mettre en  place pour un poste de départ ?

Rien de particulier, un smartphone avec le son activé, éventuellement un lecteur de codes barres, et vous voilà prêt  !
Si le départ sur lequel vous vous rendez n'est pas sous couverture réseau, pensez à charger la page STARTER et à sélectionner le tronçon à chronométrer avant.
Vous gérez les départs à votre rythme (en vous basant sur l'heure affichée) en déplaçant les participants entre la liste des "Partants" et la "Grille de départ".
Le départ est enregistré au moment ou vous cliquez sur GO ! en mode manuel, ou après le décompte des secondes en mode automatique, et est signalé par un BIP sonore.


A noter  :

  • Au fur et à mesure des départs, les participants sont déplacés de la liste des "Partants" vers la liste des "Partis".

 

  • En cas de besoin (faux départ ...) vous pouvez renvoyer un participant de la liste des "Partis" vers la liste des "Partants"  à l'aide du bouton 

Quelle organisation mettre en  place pour un poste d'arrivée ?

Au niveau du type d'appareil, idéalement il est préférable d'utilier une tablette ou un PC plutôt qu'un smartphone pour bénéficier d'un surface d'affichage plus confortable.

Au niveau de l'organisation du lieu d'arrivée il faut trouver un moyen de ralentir l'arrivée des participants (chicanes) de façon à avoir les participants les uns à la suite des autres une fois la ligne d'arrivée franchie, de telle sorte que l'ordre d'arrivée ne change pas pour pouvoir procéder à l'identification.


En effet, les arrivées se déroulent en deux étapes :

  • La détection au moment du passage sur la ligne d'arrivée.
    Il s'agit de cliquer sur l'horloge autant de fois qu'il y a de passages sur la ligne d'arrivée, des lignes de détections sont créées sans numéros en attente d'être complétées.
  • L'identification des participants en complétant les lignes de détection, soit visuellement en lisant les plaques/dosards et en saisissant les numéros, soit en scannant un code barre à l'aide d'un lecteur de code barre.

 

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